Workflow App voor reinigings- specialist RMM

Workflow app sluit naadloos aan op specialistisch reinigingsproces van RMM

RMM is in 1999 opgericht met de doelstelling het specialistisch reinigen en onderhouden van diverse transportmaterialen, transportmiddelen en mobiele objecten.

In 1999 introduceerde RMM het mobiel reinigen van wagenparken. Dit gebeurt bij de klant op locatie. De VCA 2 Ster certificering van de mobiele wasinstallaties en procedures staat garant voor een milieuvriendelijke werkwijze, waarbij het water dat vrijkomt opgevangen en duurzaam gefilterd wordt.
Anno 2016 is het dienstenpakket uitgebreid, telt het bedrijf zo’n 80 medewerkers en is RMM actief op meer dan 150 verschillende locaties in Nederland en België.

Bij RMM werd het proces, van de werkplanning tot aan de checklists van de uitgevoerde werkzaamheden en de facturatie, aan de hand van Excelbestanden bijgehouden. Tot een bepaald punt functioneerde deze werkwijze prima, maar naarmate het aantal opdrachten groeide, nam ook de administratieve last toe. Veel data werd handmatig ingevoerd, wat zorgde voor een enorme druk op de backoffice en bovendien foutgevoelig was.

Op zoek naar de juiste workflow en administratie-tool

Om de administratie te stroomlijnen en net zo efficiënt te maken als de mobiele reiniging zelf ging RMM op zoek naar een geschikte administratie-tool. Hierbij heeft RMM de afweging gemaakt tussen een ‘van de plank’ ERP-pakket of een volledig ‘tailor-made’ systeem. Al snel bleek bestaande ERP software niet te voldoen; de werkprocessen zélf waren namelijk niet het probleem, alleen de registratie moest efficiënter. Werken met standaard ERP-software zou betekenen dat de werkwijze van RMM aangepast zou moeten worden aan de functionaliteiten van de software. Het personaliseren van die software gaat vaak niet verder dan het aanbrengen van een eigen huisstijl. Als je iets aan de functionaliteit wilt veranderen of naadloos wil laten aansluiten bij een bestaand werkproces, kan het vaak niet of zijn de kosten enorm.

Besloten werd te kiezen voor de maatwerk software oplossing van Sping, vanwege de naadloze aansluiting op het werkproces. Daarnaast biedt het meer flexibiliteit en kan het in de toekomst makkelijk meegroeien met RMM. Het doel was namelijk nooit om het administratieve personeel te vervangen door software, maar om ervoor te zorgen dat de registratie snel en correct wordt uitgevoerd en dat groei van het bedrijf mogelijk is zonder groei van de backoffice.

De belangrijkste fase van dit project was het voortraject. Hierin verdiepten onze Wizards zich volledig in de diensten en het werkproces van RMM, om precies te achterhalen wat de knelpunten waren en wat er nodig was om de administratie op de juiste manier te digitaliseren. Hierna werden er zogenaamde wireframes gemaakt. Deze prototypes stellen de klant in staat direct te ervaren hoe het product werkt. Voor RMM was dit ook een bevestiging dat de keuze voor een maatwerk oplossing van Sping de juiste was.

iOS iPad App

We hebben een iOS iPad App ontwikkeld die de medewerkers op locatie door de werkzaamheden leidt, waarbij ook bepaalde veiligheids-checks niet vergeten worden. Om alles inzichtelijk te maken voor de medewerkers van de administratie is er een backend ontwikkeld, waaraan een facturatiesysteem is gekoppeld. Ten slotte is er ook een klantportal gemaakt, waarin klanten onder andere kunnen inzien welk voertuig wanneer is gereinigd.

Onlangs werd het nieuwe systeem in gebruik genomen. Om vertrouwd te raken met de app en backend is ervoor gekozen om het gefaseerd uit te rollen. Bij een aantal klanten gaan de medewerkers al op pad met hun iPad, waarbij de app ze door de hele procedure leidt. De eerste reacties zijn erg positief. De app is makkelijk in gebruik en alle losse onderdelen die voorheen handmatig samengevoegd werden, zijn nu in de workflow opgenomen. In plaats van voor en na foto’s te maken met een mobiel, deze te mailen met het juiste kenteken en dit op te slaan in de juiste map, kan de medewerker nu met de iPad foto’s maken en zijn de foto’s meteen gekoppeld aan het juiste voertuig en klant.

Klaar voor de toekomst

Met de overstap van Excel naar een maatwerk workflow oplossing is RMM klaar voor de toekomst. Inmiddels wordt de oplossing ook gebruikt binnen de andere bedrijfsactiviteiten van RMM: de-icing van vliegtuigen en mileu incidenten service (spills).