Chat with us, powered by LiveChat

Kolibrie Payroll

 

40x sneller nieuwe medewerkers op de payroll

Kolibrie is sinds 1994 de HRM specialist voor de horeca. Horecaondernemers kunnen hun personeel onderbrengen bij Kolibrie zonder zich zorgen te hoeven maken over administratief werk.

Kolibrie verwerkt per jaar meer dan 10.000 aanmeldingen. Deze moesten stuk voor stuk met de hand verwerkt worden.  Met de software en app voor medewerkers die we met Kolibrie hebben gemaakt is het registreren van een werknemer nu 40x sneller! Wat voorheen een week duurde, kan nu in 4 uur gedaan worden.

 

 

 

AANPAK

Een gestroomlijnd inschrijf- en managementsysteem.

We zijn begonnen met informatie te verzamelen door mee te kijken met de medewerkers op het kantoor van Kolibrie en verschillende experts te interviewen. We kwamen erachter dat het registreren van een werknemer veel tijd kostte. Dit komt doordat er veel regels afhankelijk zijn van de CAO en specifieke klantafspraken die niet op een standaard manier zijn vastgelegd. Daarnaast werden er per jaar honderden papieren formulieren ingevuld, die overgetypt moesten worden en werknemers moesten naar het kantoor komen om een contract te ondertekenen. Deze werkwijze kostte Kolibrie veel tijd en was ook erg foutgevoelig.

Samen met Kolibrie hebben we een vernieuwd procesontwerp gemaakt. Nieuw uitgangspunt hierbij is dat een relatie en medewerker een inschrijving volledig zelfstandig kunnen doorlopen.

Het ontwerp hebben we met relaties van Kolibrie uitvoerig getest zodat we zeker weten dat de applicatie makkelijk en prettig werkt in de praktijk.

 

 

Multi-sided platform

We hebben met Ruby on Rails een webapplicatie ontwikkeld waarmee horecaondernemers een nieuwe contractaanbieding kunnen maken voor hun medewerkers. Alle klantafspraken en CAO regels zijn vastgelegd in het systeem. Tijdens het maken van een contract wordt hier rekening mee gehouden zodat een relatie alleen de juiste opties kan kiezen.

Vervolgens kunnen medewerkers met de iOS of Android app contracten accepteren, hun gegevens aanvullen en zichzelf identificeren. Al deze handelingen worden overzichtelijk bijgehouden zodat Kolibrie haar relaties en medewerkers hierin optimaal kan ondersteunen indien nodig.

In de toekomst wordt de medewerkers app verder uitgebreid zodat medewerkers ook uren gaan schrijven, salarisstroken kunnen inzien, verlof kunnen aanvragen en nog veel meer.

RESULTAAT

Wat voorheen een week duurde, kan nu in 4 uur gedaan worden.

Horecaondernemers kunnen nu zonder hulp van Kolibrie een nieuwe medewerker inschrijven binnen enkele minuten. Daarnaast kunnen nieuwe medewerkers sneller een contract ontvangen en ondertekenen via de app.

Ook voor Kolibrie scheelt het een hoop werk en zijn er minder fouten. De persoonlijke gegevens van nieuwe werknemers worden nu direct door de werknemer zelf gecontroleerd en aangevuld. Ook is het controleren van de wettelijke documenten geautomatiseerd en gebeurt het ondertekenen van contracten nu digitaal.

De eerste resultaten overtroffen al onze verwachtingen. De eerste honderden inschrijvingen met het nieuwe systeem duren gemiddeld slechts 4 uur per inschrijving waar dat voorheen meer dan een week duurde!

 

 

“De samenwerking met Sping is super verlopen! Er werd goed geluisterd naar onze behoeftes en wensen waardoor we een mooi product in de markt hebben kunnen zetten.” – Paola Paymans, Control & process / Product owner Kolibrie Payroll

 

 

Zullen we de mogelijkheden verkennen?

   Jochem van Engers

   UX & Strategy

   +31 20427720

   jochem@sping.nl

 

OOK GEINTERESSEERD IN EEN PLATFORM OPLOSSING?

Denk je na over het starten van een eigen platform, maar heb je geen idee waar je moet starten? Bekijk onze Multi-sided Platform oplossingspagina, download onze whitepaper over Multi-sided Platforms en zie wat er allemaal bij een succesvol platform komt kijken.

Leer over Multi-Sided Platforms

 

Project Details