6 Excel zwaktes

Excel kan je veel tijd en geld kosten. Sping legt je uit hoe het beter kan.

6 Excel zwaktes die een risico vormen voor jouw bedrijfsgroei

Sinds de lancering in 1982 is Excel uitgegroeid tot één van de belangrijkste software applicaties aller tijden. Met meer dan een half miljard gebruikers wereldwijd behoort Excel tot de standaarduitrusting van de meeste bedrijven en waarschijnlijk dus ook die van jou!
Excel biedt gebruikers de mogelijkheid om zelf met de data aan de slag te gaan en eigen ‘views’, doorsnedes, analyses, formulieren en lijsten te creëren. Hoewel het programma heel robuust is, zijn de spreadsheets die mensen ermee creëren uiterst fragiel; uit onderzoek blijkt namelijk dat 88% van alle spreadsheets fouten bevatten.

Excel is costing you money

In dit artikel leggen we de 6 zwaktes van Excel bloot:

 

1. Legacy spreadsheets:

De ambitieuze medewerker die verstand heeft van Excel creëert de spreadsheet en groeit uit tot ‘de Excel goeroe’ binnen het bedrijf. De geestelijk vader van ‘de tool’, doet voorzichtige stapjes tot echt programmeren (in VBA) en wordt onmisbaar bij vragen, aanpassingen en uitbreidingen. Het intellectueel erfgoed van ‘de tool’ wordt in de praktijk onvoldoende geborgd, overgedragen en gedocumenteerd. Resultaat: een opvolger kan behoorlijk wat dagen stukslaan op het ontrafelen van de structuur, opbouw van formules en de werking van functionaliteiten (macro’s en VBA-code).

 

2. Excel kost je omzet:

9 van de 10 spreadsheets bevatten fouten, de vraag is dus niet óf jouw spreadsheet fouten bevat, maar hoevéél. Volgens voorzichtige schattingen bevat 1% van alle cellen een fout, dus tel maar uit! Bovendien veroorzaakt een fout in een spreadsheet vaak een domino-effect, waardoor ook je andere spreadsheets aangetast worden.
Een copy-paste fout kostte het New Yorkse J.P. Morgan $6 miljard, grote kans dus dat Excel jou ook geld kost!

 

3. Drama’s door het delen:

Komt “kwartaalrapportage_Q3_V3_aanvullingenED_final_final2.xls” je bekend voor? Het is een logisch gevolg van het delen van spreadsheets, want je kunt niet tegelijk in hetzelfde document werken. Elke keer dat het document wordt opgeslagen, kan er historische data verloren gaan, loop je het risico dat er nieuwe fouten insluipen en is het maar de vraag of de nieuwste versie op de juiste plek is opgeslagen.

 

4. Veiligheid:

Exceldocumenten worden opgeslagen op eigen PC’s of op netwerkschijven. Wat als de harde schijf van een computer kapotgaat? Wat als iemand bedoeld of onbedoeld toegang krijgt tot bepaalde data? Je kunt het bestand door middel van een wachtwoord beveiligen. Helaas is dit “alles of niets”, je kunt geen bevoegdheden geven voor alleen bepaalde data, je loopt dus het risico dat jouw waardevolle informatie in de verkeerde handen valt.

 

5. Schaalbaarheid:

Naarmate je bedrijf groeit, groeit ook het aantal spreadsheets en ook de daarmee gepaarde fouten en inkomstenverlies. Er ontstaat de behoefte aan multi-user, validaties, business logica en integratie met andere systemen. Men vergeet (of is zich er niet van bewust) dat het om een Exceldocument gaat en loopt tegen de beperkingen aan.

 

6. Skills:

Excel is inmiddels zo ingeburgerd binnen elk bedrijf, dat iedereen ook geacht wordt ermee te kunnen werken. De realiteit is echter dat de meeste mensen alleen de absolute basis beheersen en al snel in de knel raken op het moment dat het wat ingewikkelder wordt. Afgezien van een paar enthousiastelingen vinden de meeste mensen het bovendien ook niet leuk om in Excel te werken; het is niet intuïtief, het is onoverzichtelijk en probeer maar eens op je smart phone iets in Excel te doen!

 

Herken jij één (of meer) van deze zwaktes? Lees in ons artikel of je Excel bent ontgroeid.

 

Heb je vragen, of kunnen we je helpen met jouw Excel-uitdagingen? Stuur dan een mailtje naar onze eigen Excel goeroe Jeroen. Kom je liever langs voor een gesprek? Dat kan ook! Sping biedt jou een gratis, vrijblijvend consult van een uur aan, waarin we samen de mogelijkheden van een futureproof-oplossing bekijken.

Bel direct x