Achtergrond

Het Nederlands Huisartsen Genootschap geeft landelijk medisch-inhoudelijke richtlijnen uit voor huisartsen. De richtlijnen zijn verwerkt in het NHG-Formularium. Huisartsen kunnen het NHG-Formularium gebruiken bij het voorschrijven van medicatie. Circa 65% van de Nederlandse huisartsen gebruikt dit via hun Huisartsen Informatie Systeem (HIS)

Een verouderde applicatie, lastig in gebruik

Het vorige CMS (Content Management Systeem) waarin het NHG het Formularium beheerde, kende diverse problemen. Het invoeren van nieuwe voorschriften was ingewikkeld en daardoor arbeidsintensief en foutgevoelig. 

Daarnaast waren er door de jaren heen diverse functies gemaakt die inmiddels niet meer gebruikt werden. Ook het uitleveren van het NHG-Formularium was een ingewikkeld handmatig proces met kans op fouten. Het NHG had veel wensen voor verbetering waarin het oude systeem niet meer kon voorzien. 

Maak een nieuw CMS voor overzichtelijk onderhoud van de NHG-richtlijnen

Sping is door het NHG gevraagd om een verbeterd maatwerk CMS te ontwerpen en te ontwikkelen waarin veilig en efficiënt het NHG-Formularium onderhouden kan worden.

nhg log

In drie weken een concept ontwerpen, drie maanden agile ontwikkelen

Het NHG heeft een productowner aangesteld voor de juiste begeleiding van dit ontwikkeltraject. Samen met de productowner en andere belanghebbenden heeft Sping in een ontwerp-periode van drie weken grondig gebruikersonderzoek gedaan en een totaal vernieuwde gebruikerservaring neergezet. Het nieuwe ontwerp is ontwikkeld tot prototype en uitvoerig getest met de gebruikers. Lees meer over dit ontwerp-traject. 

Het nieuwe CMS is met een agile-team van Sping binnen drie maanden ontwikkeld in diverse sprints. Gedurende dit traject hebben we samen met het NHG regelmatig getest om feedback direct te kunnen verwerken. Voor het NHG is dit ook een belangrijke kennismaking geweest met een agile-werkwijze. Inmiddels is de eerste versie van dit CMS in gebruik genomen en maken we met het NHG plannen voor doorontwikkeling.

Het resultaat: Minder fouten, meer focus op inhoud

Met het nieuwe CMS heeft het NHG een applicatie die klaar is voor de toekomst: 

Sneller navigeren

Het navigeren door de content van de applicatie is totaal vernieuwd. De krachtige zoekfunctie beperkt het aantal benodigde kliks en er is veel meer overzicht doordat afhankelijk van de context diverse panelen kunnen in- en uitklappen.

Overzichtelijk invoeren

Het invoeren van voorschriften is een stuk overzichtelijker en sneller geworden. De gebruiker weet door de breadcrumbs en zichtbaar gekoppelde modellen precies wat er bewerkt wordt en wat voor impact dat heeft op de rest van de data. Hierdoor worden minder fouten gemaakt en wordt er veel tijd bespaard.

Zorgeloos publiceren

We hebben een changelog toegevoegd die bijhoudt welke wijzigingen er gedaan zijn door welke gebruiker. Collega’s kunnen elkaar nu sneller vragen een review te doen zonder dat de reviewer moet zoeken waar de eerste collega precies een wijziging had gedaan. 

Het publiceren van een nieuwe versie is vrijwel volledig geautomatiseerd waardoor dit minder foutgevoelig is en er minder specifieke kennis voor nodig is. Zo kunnen ook andere collega’s binnen het NHG deze (voorheen technische) taak overnemen.

Onder de motorkap: Hoe de software is gebouwd

Flexibel maar robuust

De ontwikkelomgeving is opgezet met Docker. Dit zorgt ervoor dat iedere developer een identieke omgeving ziet zoals het op productie zal draaien. Hierdoor blijft de software flexibel, maar toch robuust. Ook ondersteunt het zo beter de agile-werkwijze.

Safety first

We hebben het CMS gebouwd op de meest recente versie van Ruby on Rails en maken hierbij gebruik van de nieuwste standaarden. Het nieuwe systeem is beveiligd achter een firewall en voorkomt dat gebruikers buiten het NHG in het CMS kunnen komen. Verder hebben we handmatige taken vervangen door geautomatiseerde, asynchrone taken in Sidekiq. Dit scheelt het NHG veel tijd en zorgt er ook voor dat het minder foutgevoelig is.

Migratie van data

Bij de oplevering hebben wij alle content geïmporteerd naar het nieuwe systeem. Deze export is regel voor regel vergeleken met de export die het oude systeem zou maken. Het resultaat hiervan komt volledig overeen: de data is correct en gevalideerd en kan nu ter beschikking worden gesteld aan het systeem van de huisartsen.

Doelstelling behaald voor de deadline en binnen budget!

Samen met het NHG kijken we terug op een zeer succesvol ontwikkeltraject. Het gewenste product is binnen de deadlines en binnen budget opgeleverd. De doelstellingen om het oude systeem te vervangen en sneller te kunnen werken zijn behaald. Het NHG heeft kunnen leren van de agile manier van werken en gaat dit toepassen in meer projecten. Momenteel bespreken we de doelen voor 2020. Er zijn diverse uitbreidingen, verbeterideeën en functionele eisen om het CMS toekomstbestendig te houden en de invoer nog gemakkelijker te maken.

Lees de reactie van NHG

Product Owner NHG

“Sping heeft zich echt verdiept in onze situatie en kon zich daarom goed aansluiten op ons als bedrijf. Je merkt dat iedereen betrokken is bij het project, waardoor het product steeds beter wordt. Uiteindelijk is er ook nog eens veel meer gemaakt dan aanvankelijk was gedacht, echt super!”

Annetje Dieleman

Gebruiker NHG

“Bij Sping is de balans tussen zakelijk en vriendschappelijk goed afgesteld waardoor er een sfeer ontstaat van transparante en duidelijke communicatie. Het eindresultaat is goed op ons afgestemd en de techniek erachter op maat afgesteld. Echt een enorme verbetering.”

Zamire Damen

Laten we de mogelijkheden verkennen

Maak een afspraak met Tom van der Geer
+31 6 27 00 22 59 tom@sping.nl

40x sneller werknemers onboarden

Sinds 1994 is Kolibrie de HRM-specialist voor de horeca. Horecaondernemers kunnen hun personeel onderbrengen bij Kolibrie zonder zich zorgen te hoeven maken over administratief werk.

Kolibrie ontvangt elk jaar duizenden aanmeldingen van nieuwe medewerkers. Deze worden stuk voor stuk met de hand verwerkt. Ook wordt er veel gewerkt met diverse soorten (digitale) werkurenbriefjes om de verloning elke maand in orde te krijgen voor alle klanten. Om aan alle wet- en regelgeving, verschillende collectieve arbeidsovereenkomst (CAO’s) en diverse klantwensen te voldoen, kost dit veel tijd en handwerk.

payroll uitdagingen

Wij hebben een maatwerk platform ontwikkeld zodat zowel horeca-ondernemers en horeca-personeel helpt gemakkelijker de payroll processen te doorlopen. Hiermee verwacht Kolibrie minder fouten te maken, administratie sneller te kunnen afhandelen om voor de horeca-ondernemers en horeca-personeel een duidelijker en transparant proces te kunnen bieden. 

Een gestroomlijnd inschrijf- en managementsysteem.

In een intensieve samenwerking met Kolibrie hebben we een vernieuwde dienstverlening ontworpen. Vanaf het begin is er een multidisciplinaire samenwerking gevormd tussen de teams van Sping en Kolibrie. Door middel van verschillende Design Sprints hebben we de knelpunten in de bestaande processen leren kennen en verbetervoorstellen ontwikkeld. Deze prototypes hebben we herhaaldelijk getest met restaurant en/of hoteleigenaren, hun medewerkers en de interne gebruikers van Kolibrie.

payroll usertest

Één van de grootste knelpunten bleek het inschrijfproces voor nieuwe medewerkers, hiervoor waren wachttijden en een inschrijving duurde lang met veel uitval.  daarmee is in enkele maanden een MVP ontwikkeld.  Het MVP ondersteunde nog niet alle CAO’s en klantwensen, maar toonde wel aan dat de nieuwe dienstverlening positief werd ontvangen door klanten en intern ook veel tijd bespaarde.

Daarna is er gestart met het uitbreiden van de verschillende use cases om alle klanten te kunnen helpen. Deze versie is snel in gebruik genomen en stapsgewijs uitgebreid en verbeterd waardoor feedback tijdens de ontwikkeling verwerkt kon worden. Kort daarna is het platform uitgebreid met diverse functies om de urenregistratie te verbeteren. In de tussentijd is zijn er aanpassingen gedaan om te voldoen aan nieuwe wetgeving zoals Wet- Arbeid in Balans (WAB). 

Het Kolibrie portaal is er voor iedereen

Het resultaat is een payroll-platform met 3 verschillende gezichten. 

kolibrie payroll op imac

We hebben met Ruby on Rails een webapplicatie ontwikkeld waarmee horecaondernemers een nieuwe contractaanbieding kunnen maken voor hun medewerkers. Alle klantafspraken en CAO-regels zijn vastgelegd in het systeem. Tijdens het maken van een contract wordt hier rekening mee gehouden zodat een relatie alleen de juiste opties kan kiezen.

kolibrie payroll mockup

Vervolgens kunnen medewerkers met de iOS of Android app contracten accepteren, hun gegevens aanvullen en zichzelf identificeren. Al deze handelingen worden overzichtelijk bijgehouden zodat Kolibrie haar relaties en medewerkers hierin optimaal kan ondersteunen indien nodig.

Wat voorheen een week duurde, kan nu in 4 uur gedaan worden.

Horecaondernemers kunnen nu zonder hulp van Kolibrie een nieuwe medewerker inschrijven binnen enkele minuten. Daarnaast kunnen nieuwe medewerkers sneller een contract ontvangen en ondertekenen via de app.

Ook voor Kolibrie scheelt het een hoop werk en zijn er minder fouten. De persoonlijke gegevens van nieuwe werknemers worden nu direct door de werknemer zelf gecontroleerd en aangevuld. Ook is het controleren van de wettelijke documenten geautomatiseerd en gebeurt het ondertekenen van contracten nu digitaal.

“De samenwerking met Sping is super verlopen! Er werd goed geluisterd naar onze behoeftes en wensen waardoor we een mooi product in de markt hebben kunnen zetten.” – Paola Paymans, Control & process / Product owner Kolibrie Payroll

Laten we de mogelijkheden verkennen

Maak een afspraak met Tom van der Geer
+31 6 27 00 22 59 tom@sping.nl